Whistleblowing-Information (Gesetzesdekret 24/2023)

Das Gesetzesdekret vom 10. März 2023, Nr. 24, zur Umsetzung der Richtlinie (EU) 2019/1937 und bezüglich des Schutzes von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden, sowie zur Festlegung von Bestimmungen bezüglich des Schutzes von Personen, die Verstöße gegen nationale Rechtsvorschriften melden, ist am 15. März 2023 in Kraft getreten und ist seit dem 17. Dezember 2023 für Unternehmen in Betrieb, die ein Organisations-, Management- und Kontrollmodell gemäß dem Gesetzesdekret vom 8. Juni 2001, Nr. 231, eingeführt haben oder mehr als 50 Mitarbeiter beschäftigen.

Was gemeldet werden kann

Gemäß den oben genannten Vorschriften sind Handlungen oder Unterlassungen, die die Integrität des Unternehmens beeinträchtigen und die folgenden Punkte umfassen, meldepflichtige Verhaltensweisen:

• Verwaltungs-, Buchhaltungs-, zivil- oder strafrechtliche Vergehen;
• Unerlaubte Handlungen gemäß Gesetzesdekret vom 08.06.2001 Nr. 231 oder Verstöße gegen das vom Unternehmen verabschiedete Organisations- und Managementmodell;
• Verstöße, die in den Anwendungsbereich von EU- oder nationalen Rechtsakten in folgenden Sektoren fallen: öffentliches Auftragswesen; Finanzdienstleistungen, -produkte und -märkte sowie Prävention von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung; Produktsicherheit und -konformität; Transportsicherheit; Umweltschutz; Strahlenschutz und nukleare Sicherheit; Lebensmittel- und Futtermittelsicherheit sowie Tiergesundheit und -wohlergehen; öffentliche Gesundheit; Verbraucherschutz; Schutz der Privatsphäre und des Datenschutzes sowie Sicherheit von Netzwerken und Informationssystemen;
• Handlungen oder Unterlassungen, die die finanziellen Interessen der Union beeinträchtigen;
• Handlungen oder Unterlassungen, die den Binnenmarkt betreffen;
• Handlungen oder Verhaltensweisen, die den Gegenstand oder den Zweck der Bestimmungen der Unionsrechtsakte zunichte machen.

Wer melden kann

Die folgenden Personengruppen können eine Meldung machen:

• Mitarbeiter oder Angestellte;
• Lieferanten, Subunternehmer und deren Mitarbeiter;
• Freiberufler, Berater, Selbstständige;
• Ehrenamtliche und Praktikanten, bezahlt oder unbezahlt;
• Aktionäre oder Personen mit Verwaltungs-, Leitungs-, Aufsichts-, Kontroll- oder Vertretungsfunktion;
• Ehemalige Mitarbeiter, ehemalige Angestellte;
• Personen, die keine der oben genannten Positionen mehr innehaben, wenn die Informationen über die Verstöße während des Dienstverhältnisses erlangt wurden;
• Personen in der Auswahlphase, in der Probezeit oder deren Rechtsverhältnis mit der Einrichtung noch nicht begonnen hat.

Wer ist der Meldebeauftragte?

Die Bearbeitung der Meldungen obliegt dem Whistleblowing-Meldebeauftragten, der mit der Personalabteilung identisch ist.

Der Meldebeauftragte als für die Verarbeitung personenbezogener Daten zuständige Stelle verlangt gemäß den einschlägigen Vorschriften, dass die in den Meldungen enthaltenen Daten für die in Gesetzesdekret 24/2023 genannten Zwecke relevant sind.

Insbesondere dürfen bei der Beschreibung des meldepflichtigen Verhaltens keine Informationen gegeben werden, die nicht streng mit dem Gegenstand der Meldung zusammenhängen.

Im Falle von Meldungen, die in offensichtlicher böser Absicht übermittelt werden, behalten sich die für die Bearbeitung zuständigen Personen das Recht vor, diese zu archivieren und die Namen und Elemente zu löschen, die die Identifizierung der gemeldeten Personen ermöglichen könnten.

Wie man meldet

In Übereinstimmung mit dem oben genannten Dekret und den einschlägigen Vorschriften hat Boglioli Spa einen internen Meldekanal eingerichtet, der, auch durch den Einsatz von Verschlüsselungsinstrumenten, die Vertraulichkeit der Identität des Meldenden, der betroffenen Person und der in der Meldung erwähnten Person sowie des Inhalts der Meldung und der dazugehörigen Dokumentation gewährleistet.

Die Kanäle für die Einreichung von Meldungen

Meldungen können durch die Anforderung eines direkten Treffens mit dem Meldebeauftragten erfolgen, um die Meldung persönlich einzureichen. In diesem Fall ist zu beachten, dass:

1. die Anfrage ausdrücklich an den zuständigen Mitarbeiter der Personalabteilung gerichtet werden muss, der eine spezifische Empfangsbestätigung der Anfrage und die entsprechende Information zur Verarbeitung personenbezogener Daten bereitstellt;
2. der Meldende ausdrücklich angeben muss, die Whistleblowing-Schutzmaßnahmen in Anspruch nehmen zu wollen;
3. das Treffen an einem geeigneten Ort stattfinden muss, um die Vertraulichkeit des Meldenden zu gewährleisten, und innerhalb einer angemessenen Frist (innerhalb von 15 Arbeitstagen);
4. der Whistleblowing-Meldebeauftragte den Inhalt der Meldung mittels eines Protokolls (das der Meldende überprüfen, korrigieren und durch eigene Unterschrift bestätigen kann) festhält und das entsprechende Whistleblowing-Melderegister aktualisiert.

Zusätzlich ist es möglich, die Meldung schriftlich per Post zu senden. In diesem Fall muss der geschlossene Umschlag außen die Aufschrift „vertraulich für den Whistleblowing-Meldebeauftragten“ an folgende Adresse tragen:

Boglioli Spa
Via Brescia, 47
25020 Gambara (BS)

wodurch der Wille bekundet wird, die Whistleblowing-Schutzmaßnahmen in Anspruch zu nehmen.

Sofern die Meldung nicht anonym ist, ist ein doppelter verschlossener Umschlag zu verwenden: der erste mit den identifizierenden Daten des Meldenden (zusammen mit einer Kopie des Ausweisdokuments), der zweite mit der Meldung, um die identifizierenden Daten des Meldenden von der Meldung zu trennen. Beide Umschläge müssen dann in einen dritten verschlossenen Umschlag gelegt werden, der außen die Aufschrift „vertraulich für den Whistleblowing-Meldebeauftragten“ trägt.

Verweis auf die Verordnung

Für alles, was in diesem Dokument nicht ausdrücklich geregelt ist, wird auf das Gesetzesdekret 24/2023 und die entsprechende Verordnung zur Verwaltung der Whistleblowing-Meldungen verwiesen, die bereits von den Führungsorganen der Gesellschaften angenommen wurden.